costwise.pro – Employee Cost Optimization & Idea Management Software

costwise.pro is a multi-tenant SaaS platform that helps organizations collect cost-saving ideas from employees, route them through structured approval workflows, measure the realized financial impact, and reward contributors with built-in gamification. It is available in 23 languages and runs entirely in the browser as a Progressive Web App.

What costwise.pro does

  • Employees submit cost-reduction and continuous-improvement ideas from any device.
  • Managers, controllers, and admins evaluate each idea through a configurable workflow.
  • Finance controllers record the realized savings and the platform normalizes amounts to a base currency using daily ECB exchange rates.
  • Implemented ideas trigger ROI calculations, payouts to contributors, and badge awards.
  • Real-time dashboards, leaderboards, and exportable statistics keep the whole program transparent.

Who costwise.pro is for

Manufacturing, automotive, logistics, hospitality, healthcare, and production companies running kaizen, lean, or continuous improvement programs that want to replace paper suggestion boxes and spreadsheets with a measurable, gamified, multilingual platform.

Key features

  • Multi-tenant architecture with strict Row-Level Security isolation.
  • 23-language UI, emails, badges, and landing pages.
  • ROI tracking with multi-currency support (PLN base, ECB rates).
  • Gamification: 20+ badges, leaderboards, payout management.
  • Two-factor authentication, audit log, GDPR-compliant data handling.
  • Edge functions for notifications, AI translations, invoicing, backups.
  • Progressive Web App — installable, mobile-first, no app store required.

Frequently asked questions

Jak system radzi sobie z pracownikami, którzy nie mają dostępu do służbowych komputerów?

CostWise jest zoptymalizowany pod kioski multimedialne na halach oraz dostęp mobilny (kod QR przy maszynie). Pracownik zgłasza pomysł w 30 sekund bez odchodzenia od stanowiska.

Jak system pomaga w zarządzaniu pracownikami rozproszonymi w wielu sklepach?

CostWise oferuje dostęp z urządzeń mobilnych dzięki czemu pracownicy salonów retail mogą zgłaszać pomysły w kilka sekund, bez konieczności dostępu do komputera stacjonarnego.

Jak zmotywować pracowników housekeeping lub kuchni do zgłaszania pomysłów?

CostWise posiada wbudowany system grywalizacji i moduł nagród, który honoruje nawet małe usprawnienia (tzw. Quick Wins), co jest kluczowe w pracy operacyjnej.

Czy system CostWise jest zgodny z RODO i wymogami ochrony danych medycznych?

Tak, nasza platforma spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych. Sugestie dotyczą usprawnień procesowych, a nie danych klinicznych pacjentów, co dodatkowo minimalizuje ryzyko.

Jak przekonać kierowców w trasie do zgłaszania pomysłów?

System CostWise posiada lekki interfejs mobilny dostępny na smartfonach. Kierowca może dodać sugestię w 30 sekund podczas postoju, opisać ją głosowo lub załączyć zdjęcie problemu na naczepie.

Jak system radzi sobie z pracownikami, którzy nie mają dostępu do komputerów?

CostWise oferuje dedykowane kioski multimedialne na halach produkcyjnych oraz mobilną aplikację z funkcją dyktowania pomysłów i załączania zdjęć prosto z linii.

Jak zmotywować pracowników magazynowych do zgłaszania pomysłów?

CostWise posiada wbudowany moduł grywalizacji i system nagród, który pozwala natychmiastowo doceniać pracowników za wdrożone usprawnienia, co jest kluczowe w środowisku operacyjnym.

Jak system wspiera audyty jakościowe IFS/BRC?

CostWise cyfrowo dokumentuje proces zgłaszania i wdrażania ulepszeń w zakresie bezpieczeństwa żywności, co stanowi twardy dowód w punkcie audytowym dotyczącym kultury jakości i ciągłego doskonalenia.

What is costwise.pro?

costwise.pro is a comprehensive SaaS platform for managing employee ideas.

Does CostWise support multiple languages for multinational teams?

Yes, CostWise is a multilingual platform fully supporting 23 languages, which is crucial for global players in the Automotive industry with facilities in different countries.

Czy pracownicy na hali produkcyjnej poradzą sobie z obsługą?

Tak, system jest zoptymalizowany pod kioski dotykowe i urządzenia mobilne. Zgłoszenie pomysłu zajmuje mniej niż 60 sekund i może odbywać się poprzez zdjęcia lub dyktowanie treści.

Czy system wspiera zgłaszanie pomysłów na urządzeniach mobilnych?

Tak, pracownicy mogą zgłaszać sugestie bezpośrednio przez terminale radiowe, tablety lub smartfony, załączając zdjęcia problematycznych miejsc w magazynie lub uszkodzonych palet.

Czy system wspiera metodologię 5S i audyty stanowiskowe?

Tak, platforma posiada moduły do raportowania niezgodności 5S oraz automatycznego generowania zadań naprawczych przypisanych do konkretnych liderów obszarów.

Czy platforma wspiera standardy jakościowe ISO i TAPA?

Tak, system wspomaga procesy certyfikacji poprzez archiwizację dowodów ciągłego doskonalenia i audytowanie wprowadzanych zmian w obszarze bezpieczeństwa i jakości.

Czy system można zintegrować z naszymi wskaźnikami z systemu WMS?

Tak, platforma umożliwia definiowanie branżowych KPI (np. czas cyklu pickingu), co pozwala na bezpośrednie powiązanie zgłoszonych usprawnień z realnymi wynikami operacyjnymi Twojego magazynu.

Jak zmotywować przepracowany personel medyczny do zgłaszania pomysłów?

CostWise oferuje uproszczony interfejs mobilny (zgłoszenie w 30 sekund) oraz system mikro-nagród, który docenia pomysły realnie ułatwiające codzienną pracę pielęgniarek i lekarzy.

Czy system obsługuje pracowników, którzy nie korzystają z komputerów przy biurkach?

Tak, nasza platforma jest w pełni responsywna i posiada dedykowaną obsługę kodów QR, co umożliwia szybkie zgłoszenie pomysłu ze smartfona bezpośrednio z miejsca pracy (np. z korytarza hotelowego czy zaplecza).

Czy system wspiera metodologię liczenia oszczędności Hard vs Soft Savings?

Tak, każda walidacja pozwala na kategoryzację zysków. Hard savings (np. mniej surowca) i Soft savings (np. oszczędność czasu) są raportowane oddzielnie zgodnie ze standardem Lean.

Czy można zintegrować system z naszymi wskaźnikami produkcji?

Oczywiście. CostWise umożliwia przypisywanie pomysłów do konkretnych linii produkcyjnych i kategorii kosztowych, co pozwala na korelację liczby wdrożonych usprawnień ze wzrostem wskaźnika OEE.

Jak CostWise pomaga w walidacji oszczędności w logistyce?

Nasz moduł analityczny pozwala na przeliczenie zaoszczędzonego czasu pracy (roboczogodzin), redukcji zużycia paliwa czy materiałów opakowaniowych na konkretne wartości finansowe zgodnie z metodologią Twojej firmy.

How do I start using the platform?

Simply register on the website, choose a plan, and invite employees.

How are savings from implemented ideas measured?

CostWise has a built-in ROI calculation module that automatically calculates potential and actual savings based on defined metrics (e.g., labor time, material consumption, energy, defect reduction). This data is then visualized in management dashboards.

Jak mierzyć oszczędności z pomysłów typu 'soft', np. poprawa UX w koszyku?

System posiada moduł walidacji, który pozwala przypisać konkretne wartości finansowe do poprawy konwersji lub redukcji liczby zgłoszeń do biura obsługi klienta (BOK).

Czy możemy kategoryzować pomysły według działów (np. SPA, Restauracja, Recepcja)?

Oczywiście. System pozwala na pełną strukturę drzewiastą, przypisując koordynatorów i budżety do poszczególnych centrów kosztowych (Profit Centers) w Twoim obiekcie.

Jak system wspiera proces akredytacji CMJ lub certyfikację ISO?

CostWise automatycznie dokumentuje proces ciągłego doskonalenia, zbierając dowody na podejmowane działania korygujące i optymalizacyjne, co jest kluczowe podczas audytów jakościowych.

Czy możemy zintegrować CostWise z naszym systemem SAP/ERP?

Tak, posiadamy otwarte API, które pozwala na eksport danych kosztowych i oszczędności bezpośrednio do modułów finansowych ERP w celu dokładnego rozliczania ROI.

W jaki sposób wyliczany jest zwrot z inwestycji (ROI) dla logistyki?

Algorytm CostWise uwzględnia wskaźniki branżowe, takie jak oszczędność roboczogodzin (RBH), redukcja zużycia paliwa czy unikanie kar za opóźnienia, przeliczając je na realne oszczędności finansowe.

W jaki sposób CostWise integruje się z systemami MES lub ERP?

Posiadamy otwarte API, które pozwala na powiązanie sugestii z konkretnymi zleceniami produkcyjnymi, centrami kosztów lub danymi o przestojach z systemu MES.

Can I try it for free?

Yes! We offer a free trial period during which you can test all platform features without any obligation.

What languages are supported?

The platform supports 23 European languages, including Polish, English, German, Ukrainian, Swedish, Italian, French, and many others.

How does the rewards and gamification system work?

Employees collect points for submitting ideas and implementing them. The system includes badges, rankings, and financial bonuses.

Is the platform secure and GDPR compliant?

Yes. We use data encryption, full tenant isolation, automatic backups, and full compliance with RODO/GDPR.

Can I integrate the platform with my own database?

Yes. The platform supports integration with PostgreSQL, SQL Server, SQLite, and Supabase Cloud.

What is the cost of using the platform?

We offer flexible pricing plans tailored to the size of your organization — from a free Starter plan to Enterprise.

What is the Problem Exchange?

It is an internal marketplace where managers post problems and employees propose solutions.

Can I export data and reports?

Yes. The platform allows exporting data to Excel, generating automatic reports, and creating backups.

More questions on the FAQ page · Contact us · Start a free trial