Wszystko, co musisz wiedzieć o prowadzeniu programu sugestii pracowniczych na costwise.pro — jak działa produkt, role i uprawnienia, nagrody i gamifikacja, statystyki, giełda pomysłów, bezpieczeństwo oraz wdrożenie.
costwise.pro to wielojęzyczna platforma SaaS do zarządzania pomysłami oszczędnościowymi pracowników (idea management). Umożliwia organizacjom systematyczne zbieranie zgłoszeń od pracowników, śledzenie ich przez cały cykl życia — od pomysłu do realizacji — wycenianie wartości finansowej każdego pomysłu, nagradzanie autorów oraz analizę wyników w czasie rzeczywistym za pomocą dashboardu statystycznego.
Platforma jest przeznaczona dla firm i organizacji, które chcą angażować pracowników w identyfikowanie możliwości oszczędności i usprawnień. Sprawdzi się w zakładach produkcyjnych, firmach usługowych, sieciach handlowych, hotelach, placówkach ochrony zdrowia i każdej organizacji z więcej niż kilkudziesięcioma pracownikami. Obsługuje cztery grupy użytkowników: pracownicy zgłaszający pomysły, menedżerowie i kontrolerzy oceniający je, realizatorzy wdrażający zatwierdzone pomysły oraz administratorzy zarządzający całą platformą.
costwise.pro obsługuje 23 języki interfejsu: polski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, włoski, szwedzki, ukraiński, czeski, słowacki, rumuński, węgierski, chorwacki, serbski, bułgarski, grecki, turecki, niderlandzki, duński, fiński, norweski, litewski i łotewski. Każdy użytkownik wybiera własny język niezależnie, dzięki czemu organizacje wielonarodowościowe mogą prowadzić jeden spójny program — każdy we własnym języku.
Platforma jest dostępna jako progresywna aplikacja webowa (PWA) działająca w przeglądarce na każdym urządzeniu — komputerze, tablecie i smartfonie. Nie wymaga instalowania oddzielnej aplikacji ze sklepu. Interfejs jest w pełni responsywny i zoptymalizowany do szybkiego wypełnienia formularza zgłoszenia na urządzeniu mobilnym. Można ją również zainstalować jako ikonę na ekranie startowym smartfona.
Tradycyjna skrzynka sugestii nie daje autorowi żadnej informacji zwrotnej, nie śledzi wdrożenia, nie mierzy wartości finansowej pomysłu i nie nagradza twórców. costwise.pro digitalizuje cały cykl: od zgłoszenia przez recenzję, wycenę finansową, zatwierdzenie, realizację, aż do automatycznego obliczenia nagrody i aktualizacji statystyk. Każda zmiana statusu jest widoczna dla autora w czasie rzeczywistym.
Pomysł przechodzi przez następujące statusy: Szkic (w trakcie tworzenia, widoczny tylko dla autora) → Zgłoszony (wysłany do oceny) → W trakcie przeglądu (recenzent analizuje) → Przegląd finansowy (wycena wartości) → Zatwierdzony → W realizacji → Zrealizowany. Menedżer może też zmienić status na Odrzucony (z obowiązkowym uzasadnieniem) lub Wstrzymany (wartościowy pomysł odkładany do późniejszego wdrożenia).
Platforma przewiduje sześć ról: (1) Użytkownik — zgłasza pomysły, śledzi ich status i nagrody; (2) Menedżer — ocenia zgłoszenia, zmienia statusy, wyznacza realizatorów; (3) Kontroler — zarządza wycenami finansowymi zgłoszeń; (4) Finanse — zarządza wypłatami nagród; (5) Realizator (Wykonawca) — odpowiada za wdrożenie zatwierdzonych pomysłów; (6) Administrator — pełna konfiguracja platformy, zarządzanie użytkownikami i ustawieniami firmy. Jedna osoba może pełnić kilka ról jednocześnie.
Tak. Każdy użytkownik może ustawić pseudonim w ustawieniach profilu. Jeśli pseudonim jest ustawiony, będzie wyświetlany zamiast imienia i nazwiska w rankingach i listach zgłoszeń. To opcja przydatna w organizacjach, gdzie kulturowo trudno jest ujawniać tożsamość autora pomysłu.
Platforma oblicza i wyświetla kwoty należnych nagród. Sama transakcja wypłaty odbywa się poza platformą — np. przez dział HR lub systemy płacowe.
Tak. Przy zatwierdzaniu i wycenie pomysłu można wskazać dodatkowego beneficjenta nagrody i skonfigurować jego procentowy udział. Ta opcja jest przydatna, gdy w realizacji uczestniczyła osoba, która nie była bezpośrednim realizatorem ani współzgłaszającym.
Gamification to opcjonalny system motywacyjny składający się z punktów i odznak. Punkty przyznawane są za różne typy aktywności: za samo zgłoszenie pomysłu (punkty bazowe), za jego wdrożenie (punkty za realizację), za szybkość (bonus za szybkie wdrożenie w ciągu 1 dnia, tygodnia, miesiąca lub kwartału), za regularność (bonus za 2 lub 3 zgłoszenia tygodniowo, 5 lub 10 miesięcznie) oraz za współpracę (bonus za bycie współzgłaszającym). Odznaki przyznawane są po przekroczeniu progu punktowego i mogą podnosić procentowy bonus do nagrody finansowej.
Odznaki definiowane są przez administratora. System wyświetla postęp użytkownika w kierunku każdej odznaki.
Tak. Gamification jest feature'm planu — administrator tenanta może go wyłączyć w ustawieniach. Można też selektywnie ukrywać poszczególne elementy: rankingi, odznaki, punkty, statystyki aktywności i szybkości.
Platforma wyświetla ranking użytkowników posortowany według liczby zgłoszonych pomysłów, wdrożeń lub punktów. Ranking widoczny jest zarówno na dashboardzie, jak i w panelu użytkownika.
Odznaki mogą zwiększać nagrodę finansową o skonfigurowany procent.
Dashboard dostępny dla administratorów i menedżerów pokazuje: łączną liczbę zgłoszeń, łączną liczbę użytkowników, sumaryczną wartość finansową zrealizowanych pomysłów, rozkład zgłoszeń według statusów (wykres), trend miesięczny zgłoszeń, trend wartości finansowej w czasie, statystyki według działów, top 5 kontrybutorów (zgłaszających) oraz top 5 realizatorów.
Tak. Statystyki można filtrować według predefiniowanych okresów (ostatni miesiąc, kwartał, rok, wszystkie czasy) lub ustawić własny zakres dat przez kalkulator dat. Zmiany wskaźników porównywane są z poprzednim analogicznym okresem, co pozwala ocenić tendencje.
Tak. Statystyki można eksportować do PDF (z wyborem sekcji: podsumowanie, wykresy statusów, top kontrybutorzy, trendy miesięczne, trendy finansowe, statystyki działów) lub do Excela (XLSX).
Tak, automatyczne raporty to funkcja dostępna w wyższych planach subskrypcji. Administrator konfiguruje reguły raportowania. Raporty wysyłane są e-mailem do wybranych osób.
Zaawansowane statystyki to osobna feature planów wyższych. Obejmują rozbudowane wykresy, porównania okresy do okresu, statystyki według departamentów z możliwością drilldown oraz detale top kontrybutorów. Kalkulator ROI na stronie publicznej pozwala potencjalnym klientom oszacować korzyści przed zakupem.
Marketplace to moduł, w którym menedżerowie lub administratorzy mogą publikować otwarte problemy biznesowe — np. „Jak zredukować koszty pakowania?" lub „Jak skrócić czas odprawy na magazynie?". Pracownicy odpowiadają propozycjami rozwiązań.
Problemy mogą dodawać menedżerowie i administratorzy. Pracownicy mogą odpowiadać propozycjami rozwiązań i edytować własne propozycje. Zaakceptowana propozycja automatycznie przechodzi do systemu zgłoszeń.
Marketplace jest oznaczony jako feature planu (klucz „marketplace"). Dostępność tej funkcji zależy od wybranego planu subskrypcji.
Tak. Każdy użytkownik może aktywować uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) w ustawieniach bezpieczeństwa.
Tak. W ustawieniach dostępna jest opcja „Inactivity Timeout" — po skonfigurowanym czasie bezczynności (podanym w minutach) sesja użytkownika jest automatycznie kończona. To szczególnie ważne w środowiskach, gdzie z platformy korzysta się na współdzielonych stanowiskach.
Platforma działa w architekturze multi-tenant, gdzie dane każdej organizacji są logicznie odseparowane. Połączenia szyfrowane są przez HTTPS/TLS. Baza danych korzysta z Row Level Security (RLS), co uniemożliwia dostęp do danych innych organizacji nawet przy błędach aplikacyjnych.
Platforma przetwarza dane osobowe pracowników (imię, nazwisko, e-mail, aktywność) i jest zaprojektowana z uwzględnieniem zasad RODO. Szczegóły polityki prywatności i umowy powierzenia przetwarzania danych dostępne są na stronie costwise.pro. Administrator organizacji odpowiada za poinformowanie pracowników o przetwarzaniu ich danych.
Tak. W ustawieniach administratora dostępny jest moduł BackupSettings, który umożliwia konfigurację automatycznych kopii zapasowych — ustawienie harmonogramu, zakresu danych i miejsca przechowywania backupu.
Tak. Moduł ExternalDatabaseSettings pozwala połączyć platformę z zewnętrzną bazą danych: PostgreSQL, MySQL, SQL Server lub SQLite. Dostępny jest też serwer proxy (self-hosted db-proxy) umożliwiający połączenie z SQL Server lub SQLite bez bezpośredniego dostępu z chmury.
Platforma oferuje kilka planów subskrypcji różniących się zestawem funkcji. Dostępność poszczególnych modułów zależy od planu. Aktualne ceny i zakresy planów dostępne są na stronie costwise.pro.
Tak. Dostępny jest bezpłatny okres próbny (free trial) z pełnym dostępem do funkcji.
Tak. W wyższych planach administrator może skonfigurować własny klucz API Resend i adres e-mail nadawcy, dzięki czemu powiadomienia wysyłane są z firmowej domeny zamiast z domeny costwise.pro. To buduje profesjonalny wizerunek i zwiększa dostarczalność e-maili.
Tak. W ustawieniach administrator może dostosować kolory akcentowe platformy. Możliwe jest też dodanie logo firmy, które pojawia się w interfejsie użytkownika.